This site uses cookies.
Some of these cookies are essential to the operation of the site,
while others help to improve your experience by providing insights into how the site is being used.
For more information, please see the ProZ.com privacy policy.
Freelance translator and/or interpreter, Verified site user
Data security
This person has a SecurePRO™ card. Because this person is not a ProZ.com Plus subscriber, to view his or her SecurePRO™ card you must be a ProZ.com Business member or Plus subscriber.
Affiliations
This person is not affiliated with any business or Blue Board record at ProZ.com.
Source text - Swedish customer profile
If håller ordning på affärerna i åtta länder med
Legal Matter Management
Tieto har byggt applikationen Legal Matter Management med försäkringsbolaget If som pilotkund
och EMC Documentum som teknisk plattform. Resultatet är ett system som hjälper storföretag
med egen juristavdelning och med verksamhet i flera länder med ärenden som måste hållas
aktiva i decennier. Legal Matter Management tillsammans med väl genomtänkta processer gör att
If klarar jobbet med 20 anställda för totalt 8 länder där jämförbara konkurrenter med vattentäta
skott mellan länderna behöver 50 - 60 personer för att göra jobbet.
If är verksamt i Sverige, Finland, Norge, Danmark, de tre baltiska länderna samt i Ryssland. Bolaget
är resultatet av en sammanslagning av sakförsäkringsbolagen Skandia, Sampo och Storebrand
Redan när If bildades med ett strikt nordiskt perspektiv bestämde man sig för att använda gemensamma
processer för hanteringen av juridiska dokument och definierade policies som kräver full
öppenhet mellan länderna för att få synergieffekter i en internationell organisation. När man började
1999 var systemstödet ett Excel-ark som höll ordning på alla fallnummer och gjorde dem sökbara.
Men när expansionen österut beslutades stod det klart att If behövde ett professionellt och skalbart
systemstöd för att hålla ordning på alla ärenden och dessutom utöka sökbarheten.
– Vi började jobba med Tieto för att ta fram ett nytt systemstöd baserat på EMC Documentum som vi
redan hade erfarenhet av. Efter att ha haft systemet i drift några månader så kan vi se att det fungerar
enligt plan. Jag ser framför allt att två framgångsfaktorer har hjälpt oss. Vi har låtit det ta tid att
specificera våra funktionskrav och vi hade redan påbörjat ett arbete med att ta fram processer och
policies som är utformade för vår nya internationella organisation. Dessa processer är nu en del av
Legal Matter Management, säger Dag Rehme, Chefsjurist på If.
Legal Matter Management gick i produktion under mars-april 2010, inklusive en komplett migrering
av alla gamla case, totalt 125 000. Det gick snabbt tack vare att man redan arbetade med processer
och policies, även om sökbarheten nu är något mera komplex. Q2 och Q3 2010 används för att
trimma eventuella barnsjukdomar och sedan skall allt vara fixat under hösten. Systemet är redan
från början så bra att det inte ges några alternativ till att använda Legal Matter Management.
Försäkringsbolaget IF
Om If
If är Nordens ledande skadeförsäkringsbolag med
cirka 3,6 miljoner kunder. Bruttopremieinkomsten
var 41 miljarder svenska kronor år 2009.
Bolaget har cirka 6 500 anställda. If ägs av
finländska Sampo-koncernen som är noterat på
Helsingforsbörsen.
”Vi har låtit det ta tid att specificera systemet
och ta fram funktionskraven och vi har jobbat
mycket med Tieto när det gäller logiken. Men
så har vi också kunnat gå till full drift i det närmaste
över en natt. Legal Matter Management
fungerade i stort sett enligt specifikationen från
dag ett.”
Dag Rehme, Chefsjurist, If
Det finns flera system på marknaden som gör liknande saker för advokatbyråer. Men behoven för
företagsinterna jurister på ett internationellt storföretag skiljer sig på flera avgörande punkter från en
byrås behov. If måste kunna följa ett ärende, till exempel ett förvärvat dotterbolag, under tiotals år.
En byrå behöver inte ha caset aktuellt längre än vad konsultuppdraget gäller. Samtidigt är tidsdebitering
och fakturering centrala funktioner för en advokatbyrå medan de är helt överflödiga för If. En
annan viktig verksamhet som inte finns på byråer är att Dags grupp ansvarar för compliance och
kommunikationen med Finansinspektionen och motsvarande myndigheter i alla länder där If har
verksamhet.
En viktig drivkraft för If när man lät Tieto ta fram Legal Matter Management är att man vill vara effektivare
än konkurrenterna när det gäller hur man hanterar juridiska ärenden, vilket ytterst påverkar
hur effektivt man kan driva sin affär. Det hindrar inte att If ser fördelar med att andra företag tar till
sig Legal Matter Management i sin verksamhet.
– Det ligger i vårt intresse att fler företag använder och utvecklar lösningen. Det kan betyda nya viktiga
funktioner som vi inte tänkt på och det säkrar även supporten över tiden, säger Dag Rehme.
Det finns även intressenter inom If som tittar på en utvidgad användning av Legal Matter Management.
I Baltikum är man intresserad av att använda systemet för skaderegleringen och moderbolaget
Sampo överväger att använda det i sitt förvaltningsarbete.
Utmaningen
If hade redan policies och processer som säger att
all dokumentation av juridisk ärenden skall vara
sökbara och att informationen skall delas över alla
länder där man är verksamma.
Men det behövdes bättre systemstöd, tidigare
använde man Excel för att hålla ordning på alla
ärenden. Excel-lösningen fungerade men på
bristningsgränsen, och när fyra nya länder skulle in i
organisationen behövdes ett bättre system.
Det finns kommersiella system för juridiks ärendehantering
men de är utvecklade för advokatbyråers
behov.
Byråer arbetar fallbaserat och följer sina ärenden
under relativt kort tid, medan If följer ett bolag under
flera decennier.
Tidredovisning och fakturering är centrala för en
byrå men ointressanta för If.
Dessutom kräver If att samma system skall fungera i
alla åtta länder där man är verksamma.
Lösningen
Legal Matter Management är utvecklat av Tieto
baserat på EMCs content management-produkt
Documentum. If är pilotkund och har arbetat nära
Tietos konsulter för att resultatet skall motsvara
kraven. Tieto står för utveckling, underhåll och drift,
medan EMC sedan tidigare har levererat en stor
Documentum-installation till If så bassystemet är
välkänt. Systemet är avsett för företagsförvärv,
kontakter med alla länders finansinspektioner och
liknande ärenden. Skadereglering hanteras av ett
separat system.
Fördelar
• Alla ärenden sökbara för all personal i Dag
Rehmes grupp
• All relevant information är tillgänglig i alla länder
där If har verksamhet
• Samtliga gamla ärenden (125 000) har migrerats
till Legal Matter Management
• Det finns funktioner för att släppa in externa
juridiska konsulter i systemet med bland annat
begränsad individbunden access till bara de data
som personen behöver ha tillgång till samt full
spårbarhet för vad konsulten har gjort med
dokumenten.
• Högre effektivitet än konkurrenterna - 20
personer i åtta länder gör jobbet på If med en
gränsöverskridande organisation och rätt
systemstöd. Jämförbara konkurrenter med
landspecifika organisationer behöver 50 -60
personer för samma jobb.
Om Tieto
Tieto är ett IT-tjänsteföretag som erbjuder IT-, FoUoch
konsulttjänster. Med cirka 17 000 anställda är
Tieto ett av de ledande IT-tjänsteföretagen i norra
Europa och världsledande inom vissa segment.
Tieto specialiserar sig inom de områden där de har
djupast kunskap om kunders verksamheter och
behov. Konkurrensfördelarna bygger på ett starkt
kundfokus och det nordiska ursprunget.
Tieto fokuserar på stora och medelstora företag på
huvudmarknaderna norra Europa, Tyskland och
Ryssland.
Bolagets aktier är noterade på Nasdaq OMX i
Helsingfors och Stockholm.
Legal Matter Management
Legal Matter Management är en applikation som
byggts på EMC Documentum specifikt för att
motsvara storföretags behov av att lagra juridiska
dokument på ett sökbart sätt, inte sällan över
betydligt längre tid än en typisk advokatbyrå sparar
sina dokument. Legal Matter Management är
utvecklat med If som pilotkund och anpassas efter
varje ny kunds företagsspecifika behov.
Om EMC
EMC Corporation (NYSE: EMC) är världens ledande
företag inom informationshantering med lösningar
för organisationer av alla storlekar. EMC skapar
IT-infrastrukturer som optimerar informationshanteringen
i syfte att maximera värdet av organisationers
information. EMC har 40 000 anställda i världen och
finns representerade i 80 länder. I Norden arbetar
drygt 300 personer. Mer information om EMC:s
produkter och tjänster på www.EMC.com.
EMC Documentum
EMC Documentum är mjukvara för Enterprise Content
Management som hanterar alla typer av innehåll
under hela informationens livscykel och över hela
företaget med en gemensam lagringsarkitektur.
Bland fördelarna finns skalbarhet, tillgänglighet och
gemensamma policies för all hanterad information
över hela företaget. Dokumentum bidrar till minskad
risk utan att begränsa handlingsmöjligheter.
Translation - English c u s t o m e r p r o f i l e
IF – The Insurance Company
IF carries out its business internationally across eight countries using Legal Matter Management
Tieto has built the application Legal Matter Management with the insurance company IF as a pilot customer and EMC Documentum as a technical platform. The result is a system that will help corporations and their legal departments keep track of their international business on cases that need to be kept open, irrespective of whether on a short term or long term basis. An efficiently structured delivery system has enabled IF to accomplish this with 20 employees spread out internationally across 8 countries, where comparable competitors faced with similar international firewall requirements would need 50-60 people to do the same job.
IF operates in Sweden, Finland, Norway, Denmark, the Baltic States and Russia. The company is the result of a merger between the property insurance companies Skandia, Sampo and Storebrand.
About IF
IF is the Nordic region’s leading property and casualty insurance company with approximately 3,6 million customers. Gross premium income was 41 billion SEK in 2006. The company has roughly 6,500 employees. IF is owned by the Finnish Sampo group, which is listed on the Helsinki Stock Exchange.
The founding of IF, being based on a firm Nordic ethos, led naturally to the decision to implement joint processes for the handling of legal documents and to define internationally transparent policies in order to create the synergy effects vital to an international organisation. When IF started out in 1999, the system support was an Excel-sheet that kept track of all case numbers before making them searchable. However, following the decision to expand eastwards, it became evident that IF required a professional and scalable support system in order to keep track of all cases and also increase searchability.
- We started working with Tieto in order to develop a new support system based on the EMC Documentum, which we already had some experience of. Having used the system for a few months we could see clearly that it was working according to plan. As I see it, there are two main factors that have contributed to the success. We had taken the time to specify our operational requirements and we had begun working on developing processes and policies designed for our new international organisation. These processes are now a part of Legal Matter Management, says Dag Rehme, General Counsel at IF
’’We have put in the required time into specifying the system, developing the functional requirements and together with Tieto we have invested a great deal of time in the logic flow. Then again, we have been able to become fully operative almost overnight. Legal Matter Management worked pretty much according to specification right from day one.’’
Dag Rehme, General Counsel, IF
Legal Matter Management started operating in March-April 2010, and included a migration of all 125 000 previous cases. Thanks to the processes and policies already being in use, it was a speedy process, although searchability is now somewhat more complex. Q2 and Q3 will be used to get rid of possible teething problems, and then the entire operation should be up and running during the autumn. The system has worked so well from the beginning that there has been no need to use any alternatives to Legal Matter Management.
There are several systems on the market that do similar things for law firms. But the needs of in-house lawyers at a major international company differ in several crucial respects from that of a firm. IF have to be able to maintain and keep track of cases over the long term, for example, keeping track of an acquired subsidiary for decades, whereas a firm no longer needs the case once the consultancy assignment is finished. Also, charging and invoicing are central functions to a law firm, while completely superfluous for IF. Another important area that a law firm does not cover is the responsibility of Dag’s group for the compliance and communication with the Swedish Financial Supervisory Authority and corresponding authorities in all countries where IF does business.
A key motivating factor for IF in letting Tieto develop Legal Matter Management was the desire to be more efficient than the competitors when handling legal matters, as this ultimately determines the efficiency of one’s business. Despite this, IF places no restrictions on other companies adopting Legal Matter Management for their business operations.
-It’s in our interest that more companies use and develop the solution. It could mean new important functions that we haven’t considered and it will also secure the support over time, Dag Rehme says.
There are also interested parties within IF who are looking at an extended use of Legal Matter Management. In the Baltic States they are interested in using the system for loss adjustment and the parent company Sampo is considering using it in their administrative work.
The Challenge
IF already had policies and processes in place to ensure that all documentation of legal matters be searchable and that all information be accessible internationally across all company branches irrespective of where located.
This notwithstanding, an improved system support was required. Excel was previously used to keep track of all cases. This worked but the solution was stretched to its limits and with the addition of four new countries to the organisation, a better system was needed.
There are commercial systems in order to handle legal cases but they are developed to the requirements of law firms.
The work of legal agencies is case based and they follow their cases during a relatively short time, while IF follows a firm for decades.
Charging and invoicing are central to the agency but non-applicable to IF.
Apart from this, IF demands that the same system work in all the eight countries where they operate.
The Solution
Legal Matter Management has been developed by Tieto and is based on the EMCs content management product Documentum. IF is a pilot customer and has worked closely with Tieto’s consultants to make sure that the result matches the demand. Tieto is responsible for development, maintenance and operation, and since EMC has previously supplied a large Documentum installation, its basic system is already well known. The system is intended for company acquisitions and contacts with the financial supervisory authorities in all the different countries involved and similar matters. Loss adjustment is handled by a separate department.
Advantages
• All cases are searchable to the staff of Dag Rehme’s group.
• All relevant information is accessible in countries where IF operates.
• All previous cases (125 000) have been migrated to the Legal Matter Management system.
• There are features that allow external legal consultants access to the system, limiting access solely to the documents needed and offering full traceability of the usage of the documents.
• Higher efficiency compared to the competitors – 20 employees across eight countries do the job in a transnational organisation and with correct system support. Comparable competitors with country specific organisations require 50-60 people for the same job.
About Tieto
Tieto is an IT-service provider that offers IT, R&D and consultancy services. With approximately 17 000 employees, Tieto is one of the leading IT-service companies in northern Europe and a world leader in certain segments.
Tieto specialises in areas where they have specialist knowledge of the customers’ businesses and requirements. This competitive advantage is built on a strong customer focus and the company’s Nordic origin.
Tieto focuses on large and average sized companies in the key markets of northern Europe, Germany and Russia.
The company’s shares are listed on the Nasdaq OMX in Helsinki and Stockholm.
Legal Matter Management
Legal Matter Management is an application that is built on EMC Documentum specifically to meet large companies’ needs of storing legal documents in a searchable way, usually for a considerably longer time than a typical law firm saves its documents. Legal Matter Management has been developed with IF as a pilot customer and is specifically adapted to each customer’s specific business needs.
About EMC
EMC Corporation (NYSE: EMC), is the world’s leading company in information management solutions for organisations of all sizes. EMC creates IT infrastructures that optimize information handling with the purpose of maximizing the value of an organization’s information. EMC has 40 000 employees worldwide and is represented in 80 countries. 300 people work in the Nordic region. Further information on EMC’s products and services can be found on www.EMC.com
EMC Documentum
EMC Documentum is an Enterprise Content Management software which handles all types of content throughout the information life cycle and across the enterprise with a shared storage architecture. Among the benefits are scalability, availability, and common policies for all managed information across the enterprise. Dokumentum helps reduce risk without limiting the possibilities for action.
More
Less
Experience
Years of experience: 17. Registered at ProZ.com: May 2010.
Adobe Acrobat, Dreamweaver, Microsoft Excel, Microsoft Word, Trados Studio
CV/Resume
CV available upon request
Bio
A journalist by trade, I have branched out, working as a freelance translator for the past four years. I am a Swedish native, but am fluent in English, Danish and Norwegian. I did my undergraduate degree in Journalism at the London University of the Arts and Middlesex University, UK and have been a resident of the UK for the past 16 years. I offer translation services from English into my mother tongue, Swedish, but also from Swedish into English. I further translate from both Danish and Norwegian into both Swedish and English. I'm very meticulous with a keen eye for detail and deadlines are always met, 100%. I specialise in my own field: Journalism and the Media, but most of my translations to date have concerned contracts, IT-manuals, technical documents and CVs but also employer handbooks and educational documents. I'm utterly professional, flexible, communicative and thorough.
Expertise